​​​Remote Guide für Corona Krise  

​Dank digitaler Meetings erfolgreich durch die Corona-Krise

​Wir müssen durch, mitten durch die große​n Herausforderungen des Coronavirus. ​Bisher galt 5G als Wegbereiter für digitale Teamführung und wird es sicher noch werden, doch nun müssen Unternehmen schneller im Home-Office remote arbeiten, als gedacht.

Aktuelle Gespräche mit Familie und Freunden drehen sich neben den News zum Virus schnell um die berufliche Situation.  
Wie geht es weiter? Arbeitest du schon im Homeoffice? Wird mein Unternehmen die Krise überleben? Was kann man tun, um selbst in Krisenzeiten erfolgreich zu sein​​?

Ob virtuelle Meetings oder digitale Team- und Kommunikationsstrukturen, im Impact Hub Dresden begleiten uns diese Themen seit vielen Jahren. An dieser Stelle vorweg - wir sind keine Epidemiologen und können auch nicht in die Zukunft sehen, doch wir haben viel wertvolle Erfahrung mit digitaler Arbeit gesammelt. 

Hier wirst du diese Learnings in Form von praktischen Tipps bekommen, um sie direkt in deinem Unternehmen ​zu etablieren. Wir möchten dich damit etwas besser durch die Krise bringen. Unsere Unterstützung bieten wir gern auch bei der ​Umsetzung dieses Wissens an. 
Komm einfach auf uns zu!

​5 Erfolgfaktoren für dein nächstes Team-Meeting

Wir können uns alle mit Klopapier & Dosenfutter zu Hause einschließen und auf das Ende warten. Oder wir ​nehmen die Herausforderung der aktuellen Lage ​ an und versuchen es als Chance zur Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Arbeitsprozesse zu sehen. Mit Sicherheit sollten wir dies tun, wenn wir in diesen Zeiten erfolgreich im Business bleiben wollen und Verluste vermeiden wollen.  Digitale Teamführung mit erfolgreichen Meetings, in denen Tim Cook und seine Mitarbeiter in Unterhose sitzen konnten, haben Unternehmen wie Apple und Google zu großen Erfolgen verholfen. Diese virtuellen Gespräche haben auf remote Reisen auch unser Team im Impact HUB über mehrere Monate zusammen gehalten.​

Hierbei gibt es allerdings einige wichtige Punkte, die beachtet werden müssen:

  1. 1
    Moderation: Jedes Meeting braucht einen Moderator, der die Gespräche koordiniert, eine Agenda und einen Zeitplan im Auge behält. ​
  2. 2
    Planung: In das meeting sollte direkt mit einem Kalendereintrag und mit ausreichend Vorlauf eingeladen werden. Eine Agenda hilft die Effektivität zu steigern. ​
  3. 3
    ​​Software: Wir empfehlen klar Zoom für eure Video Calls. Es hat sich bei etlichen Unternehmen als zuverlässigstes Tool erwiesen.
  4. 4
    ​Dokumentation: Es sollte immer jemand ein Protokoll führen. Zoom-Meetings können auch ganz einfach aufgezeichnet werden, damit andere Teammitglieder eine Wiederholung sehen können
  5. 5
    ​​Technische Vorraussetzungen: Eine stabile Internetverbindung, Webcam und Mikrofon sind essentiell. Zur Not hilft hier auch das Smartphone aus, bis ein Laptop zur Verfügung steht. ​Wir empfehlen die Nutzung eines Headsets, um die Tonqualität zu verbessern.

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​Wir nehmen uns Zeit um individuelle Lösungen zu besprechen

​Checkliste für die Organisatoren

Vor dem Meeting:

  • ​Erstellen der Agenda-Punkte inkl. der geplanten Zeitslots
  • ​Termin und Zeitplanung mit den Teilnehmern abstimmen
  • Einladungen inklusive Link & Agenda versenden
  • Erinnerung 1-3 Tage zuvor versenden
  • Protokollant bestimmen
  • Moderator und oder Zeit-Aufseher bestimmen

​Während des Meetings:

  • ​​Meeting pünktlich eröffnen
  • Kurzer Check-in von jedem Teilnehmer (< 10 Teilnehmer)
  • Bei größer 20 Teilnehmern Fragen über Chat-Funktion sammeln und am Ende des Calls beantworten
  • ​Termin für nächstes Meeting abstimmen
  • ​Aufgaben & Zuständigkeiten aus Meeting ableiten und zusammenfassen

Nach dem Meeting:

  • ​​​Protokoll versenden
  • Optional um Feedback der Teilnehmer bitten















Dein Werkzeugkoffer für die virtuelle Welt

Kann mein Unternehmen auch außerhalb von Meetings eine digitale und ortsunabhängige Kultur aufbauen? Für viele Firmen erscheint dieser Veränderungsprozess schwer überschaubar. Zum Glück gibt es unzählige geniale Tools, die uns eine neue Arbeitswelt ermöglichen. Wir geben einen kleinen Überblick:

Kommunikation: Chat vs. Email

Die meisten Unternehmen kommunizieren noch via Mail. Dieser Weg hat sich jedoch bei Remote-Teams als wenig effektiv erwiesen. Moderne Tools wie Slack können die interne Kommunikation extrem erleichtern. Slack funktioniert hierbei wie eine Kreuzung aus E-Mail und Whatsapp - es können beliebig viele Chaträume nach Themen sortiert erstellt werden und Kollegen können in lockerer Atmosphäre kommunizieren. Genial ist hier eine Erweiterung namens “Donut”. Diese bringt die Teammitglieder zu einem Video-Call zusammen, welche bisher wenig Kontakt hatten - eine tolle Möglichkeit zur Verbesserung der Kommunikation untereinander.

Eine vollständige Übersicht mit weiteren Tools findest Du hier.

Meeting: Video-Chat vs. Telco

Video-Calls sind einer Telko in vielerlei ​Hinsicht überlegen. Sie sind persönlicher und erleichtern im Gegensatz zur Telefonkonferenz mit Gestik & Mimik die Kommunikation. Für Video-Calls hat sich Zoom als das beste Tool herauskristallisiert. Gerade für Video-Konferenzen mit vielen Personen ist die Gesprächsqualität und die Stabilität einfach am besten. Jedoch gibt aus auch viele Alternativen, wie zum Beispiel Google Hangouts, welches über das Anhalten der Krise für bis zu 250 Mitarbeiter kostenlos bleibt. Auch Microsoft hat mit MS Teams und Skype solide Tools auf den Markt gebracht. 

Eine vollständige Übersicht mit weiteren Tools findest Du hier.

​​Projektmanagement: ​​Aufgabenverwaltung digital & professionell

Das Erstellen, Verfolgen und Abschließen der vielen individuellen Aufgaben stellt für jedes virtuelle Team eine Herausforderung dar. Hier haben sich Projekt-Management-Tools mit einem aufgabenspezifischen Ticket-System durchgesetzt. Jedes “Ticket” steht für eine Aufgabe und sammelt dazugehörige Dokumente, Nachrichten, Zuständigkeiten, Deadlines und vieles mehr. An größter Beliebtheit erfreut sich Trello , aber auch deutsche Unternehmen wie Meister Task können mit einer sehr gelungenen und vor allem nutzerfreundlichen Software-Lösunge punkten. ​

Eine vollständige Übersicht mit weiteren Tools findest Du hier.

​Digitales Büro: ​​​effiziente Bürokratie

Es ist erstaunlich, wie viele Prozesse mittlerweile digital funktionieren. Mit 1Password wird das Login für die vielen Accounts zur Erleichterung.  Hello SIgn macht das Unterschreiben von Dokumenten kinderleicht. Dank Toggl könnt ihr im Hintergrund die Zeit für das Erledigen bestimmter Aufgaben messen. So kann man sich ganz einfach selbst kontrollieren, da Ablenkungen im Home Office verlockend sind.

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​Digitale Tools für erfolgreiches Home- Office

Hier findest Du die Basis-Werkzeuge für jede Art von digitaler Zusammenarbeit.​.
Weitere Tools findest Du hier

Wie etabliere ich erfolgreich eine digitale Meeting- und Unternehmenskultur?

Die richtige Kommunikation ist auch hier essentiell. Für viele sind digitale Meetings erst einmal neu und es braucht Überzeugungskraft zur Etablierung. Bevor hier im Vornherein größere Diskussionen entstehen, mach deine Teammitglieder doch einfach neugierig und lade sie zu einem digitalen Meeting ein. Hier kannst du all die Vorteile erklären und jeder seine individuellen Erfahrungen machen.

Zeige deinen Kollegen, was damit in Zukunft alles möglich ist! Auf die langen und umweltschädlichen Anreisen kann verzichtet werden. Jeder im Unternehmen spart so eine Menge Zeit und Geld ein. Firmen gewinnen viele  junge Talente, da diese Flexibilität bevorzugen und ihre Arbeit sogar mit auf Reisen nehmen können. Zusätzlich kann dein Unternehmen durch die vielen Automatisierungen schneller Skalierungseffekte nutzen und wachsen.

Neben der Einführung einer digitalen Meetingkultur stellt die Etablierung nützlicher Tools und Programme eine größere Herausforderung dar. Welche Prozesse und Unternehmensbereiche digitalisiert werden können und wie dieser Vorgang in der Praxis umgesetzt wird, muss jedes Unternehmen individuell entscheiden. Hier ist es ratsam vorher eigene Erfahrungen zu machen oder sich von einem Experten begleiten zu lassen. 

Gerne begleiten wir bei Bedarf mit unserer Expertise dein Unternehmen in der aktuellen Situation ganz individuell.


​Hier ​kostenfreie Beratung anfordern

In Krisenzeiten ist es vor allem wichtig, dass unsere Gesellschaft zusammenhält. Deshalb bieten wir dir eine kostenfreie Beratung an, um die individuelle Umsetzung für dein Unternehmen zu planen. Dafür investieren wir 20 Minuten unserer Zeit. Damit bekommst Du Antworten auf die wichtigsten Fragen und Handlungsempfehlungen ​für die Zukunft, um besser durch diese Zeiten zu kommen. 

Und nach der Corona Krise? Wir wollen nach der Isolation ​wieder die Vorteile persönlicher Meetings nutzen!

Sicherlich werden nach Corona viel mehr Menschen als vorher digitale Meetings und Homeoffice praktizieren und das finden wir super! Trotzdem glauben wir an den Mehrwert, der im persönlichen Treffen liegt und gehen davon aus, dass auch in Zukunft Menschen für Verhandlungen, Meetings und Workshops in Person zusammenkommen werden. Wir denken, dass sich digitale und persönliche Kommunikationswege gegenseitig ergänzen können. Vermutlich werden zu Beginn der Normalisierung einige Mitarbeiter aus Risikogebieten digital dazugeschaltet oder man entscheidet sich, im kleineren Kreis als gewöhnlich zusammenzukommen. 

Habt ihr die gesundheitlichen Risiken zu gegebener Zeit abgewogen und euch dazu entschieden, ein Meeting vor Ort zu halten, sind wir gern weiterhin der Partner an eurer Seite. Durch die guten technischen Voraussetzungen, wie zum Beispiel Apple TV, schnelles Internet und hochwertige Beamer sowie Videochat-Software können wir auch Videokonferenzen zu anderen Teams außerhalb Dresdens organisieren und euch so bei ggf. noch bestehenden Einschränkungen unterstützen.
Hier gehts zur Buchungsanfrage.

​Wir möchten euch zudem versichern, dass wir die aktuelle Lage und die hygienischen Fragen, die dadurch aufgeworfen werden, sehr ernst nehmen. Bereits jetzt überlegen wir, wie wir bei Wiederaufnahme des öffentlichen Lebens die Hygiene und Sicherheit der Meetings verbessern können. 


Wir sind Experten für Digitalisierung, nicht für Epidemiologie. Deshalb findet ihr hier aktuelle Empfehlungen der offiziellen Beratungsstellen:

Einfache, aber effektive Maßnahmen für In-Person-Meetings, welche wir im Impact Hub Dresden durchführen:

  1. 1
    ​Regelmäßige Desinfektion frequentierter Flächen wie Klinken, Tischkanten etc. sowohl im Meetingraum als auch in den Gesamträumlichkeiten
  2. 2
    ​Getrennter Luftkreislauf im Meetingraum durch Abtrennung und Klimanlage
  3. 3
    ​Professionelle Lüftung des Gesamtgebäudes
  4. 4
    Bereitstellen von Desinfektion

​Wir hoffen, dass unsere Tipps für euch interessant waren. Und ihr dank der Möglichkeiten der Digitalisierung vernetzt produktiv und erfolgreich bleibt! Am allerwichtigsten jedoch: Bleibt gesund, achtet aufeinander und kommt gut durch diese Zeit!





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​Julian von Gebhardi

​Mit-Gründer und Geschäftsführer Impact ​Dresden GmbH

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